Excel

17 มีนาคม 2555

เรียนรู้การใช้งาน Excel

การปรับความกว้างและความสูงของ cell

1. ถ้าต้องการขยายความสูงของแต่ละแถว ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นขอบล่้างของแถวที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนในวงกลมสีแดงในภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมา
   
2. ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอร์ลัมน์ แต่ละคอร์ลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอร์ลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนในวงกลมสีแดงในภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ
   ถ้าใน ช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ต้องขายออกจึงจะเห็นข้อมูลได้
3. ถ้าต้องการขยายหรือหดความกว้างของ คอร์ลัมน์ ให้เท่ากันทุกคอร์ลัมน์ สามารถทำได้ ดังนี้
   1. นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่ช่องมุมซ้ายด้านบน เมื่อเคอร์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้คลิก จะเห็นว่า Sheet ทั้ง Sheet ถูกเลือกทั้งหมด
      
   2. จากนั้นจึงนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นคั่นระหว่างคอร์ลัมน์ เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ให้กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปทางซ้ายหรือขวาตามต้องการ
      
   3. ความกว้างของทุก Column จะเปลี่ยนไป และเท่ากันทุก Column
      การลบคอร์ลัมน์ และแถว การเพิ่มคอร์ลัมน์ การเพิ่มแถว หรือ Rows
      เราสามารถลบ คอร์ลัมน์ทั้งคอร์ลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอร์ลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้
      
      1. คลิกที่ชื่อ คอร์ลัมน์ C กดเมาส์ค้างไว้ สังเกตเคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร ชี้ลง แล้วลากไปที่ คอร์ลัมน์ D
      2. จะเกิดแถบสว่าง ดังภาพ
         
      3. ไปที่เมนู Edit > Delete
      4. คลิกที่ cell อื่น ไป 1 ครั้ง
      5. การลบแถว ก็ทำในทำนองเดียวกัน เพียงแต่มาเลือกชื่อแถว คือตรงบริเวณ หมายเลขแถวที่ต้องการลบ
      6. เมื่อลบไปแล้ว แต่้เปลี่ยนใจไม่ลบ ไห้ไปที่เมนู Edit > Undo Delete หรือคลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือ
      
      บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอร์ลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกกันออกไปอีก 1 คอร์ลัมน์ การเพิ่มคอร์ลัมน์ ทำดังนี้
      
      1. คลิกที่ชื่อของคอร์ลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอร์ลัมน์
         
      2. ไปที่เมนู Insert > Columns
         
      3. คลิก 1 ครั้ง คอร์ลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอร์ลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอร์ลัมน์ และชื่อของคอร์ลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม
         
      4. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป
      
      การเพิ่ม หรือ แทรก Rows มีวิธีการคล้ายกับการเพิ่ม หรือแทรก columns ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
      
      1. คลิกที่ชื่อของ rows จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดแถว
         
      2. ไปที่เมนู Insert > Rows แล้วคลิก แถว์ใหม่จะแทรกเหนือแถวที่ถูกเลือก ในภาพจะเห็นข้อมูลถูกกันลงมาเป็นอีกแถวหนึ่ง แต่ชื่อของแถว ยังเหมือนเดิม
         
      3. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป
      4. ข้อควรระวัง การแทรกแถว เป็นการแทรกตลอดแนว ถ้าข้อมูลที่มองไม่เห็นในหน้าจอ แต่อยู่แถวที่จะต้องถูกแทรกออกไป อาจจะทำให้เสียรูปแบบ หรือเกิดแถวว่างก่อนหน้าข้อมูลได้ ดังนั้น ก่อนการแทรกแถวต้องตรวจสอบให้ดีว่า การแทรกแถวจะไม่ทำให้ไปกระทบกับข้อมูลอื่น ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ
   
   
   1. การกรอกข้อมูลเลขลำดับที่อัตโนมัติ
      Excel มีลักษณะหลายอย่างที่ช่วยการทำงานให้รวมเร็วและสะดวกขึ้น เช่น การกรอกลำดับที่ หากมีการกรอกลำดับที่เรียงกันลงมา 2 ลำดับที่ Excel จะสามารถสร้างต่อให้เองได้ โดยอัตโนมัติ ลองดูวิธีการต่อไปนี้ การคัดลอก cell และ วาง หรือ paste ใน cell
   2. 1. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์ หมายเลข 1 แล้วกด Enter
      2. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์ หมายเลข 2 แล้วกด Enter จะได้ดังภาพ
         
      3. คลิกที่ตำแหน่ง A1 กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง A2 แล้วปล่อยเมาส์
      4. จะเกิดเส้นสี่เหลี่ยมล้อมรอบตำแหน่ง A1 และ A2 พร้อมกันนี้ จะเห็นสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ทางมุมล่างด้านขวามือ
         
      5. นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ สี่เหลี่ยมเล็ก ๆ มุมล่างด้านขวา เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ดังภาพ
         
      6. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาตรง ๆ จนถึงตำแหน่ง A6
      7. จะเห็นว่าโปรแกรม Excel สร้างหมายเลขให้โดยอัตโนมัติ
         
      8. การทำงานของ Excel โปรแกรมจะวิเคราะห์ว่า ส่วนที่เลือกก่อนหน้านี้ มีลักษณะอย่างไร และเมื่อลากขยายออกไปแล้ว ควรจะเป็นอย่างไร
      ถ้าเรากรอกเลขอย่างเป็นระบบ โปรแกรม Excel สามารถเติมเลขลำดับถัดไปให้เราได้
      ลองทำดู
      
      
      1. พิมพ์หมายเลข 1, 3 และ 5 ในช่อง A5, A6 และ A7
      2. ใช้เมาส์ลากคลุม ทั้ง 3 Cell
      3. ที่มุมล่างด้านขวา กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากเพื่อให้โปรแกรม Excel เติมข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
      4. จะเห็นมีเลข 7, 9, 11 ... เกิดขึ้น
      นอกจากนี้ Excel ยังสามารถเติม วัน เดือน ปี ให้่ได้อีกด้วย เพราะ Excel รู้รูปแบบของวันที่ ได้ดี
      รูปแบบ วัน เดือน ปี ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Regional and Language Options ใน Control Panel ถ้าตั้งภาษาไทยเอาไว้ รูปแบบการพิมพ์วันที่ ก็จะเหมือนที่ใช้กันทั่ว ๆ ไป คือ วัน เดือน ปี พ.ศ. ถ้าเป็น English United States จะมีรูปแบบเป็น เดือน วัน และ ปี ค.ศ.
      ลองทำดู
      
      
      1. พิมพ์เดือน ม.ค. ในช่อง B1
      2. ที่มุมล่างด้านขวา กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาตรง ๆ จนถึง B4
         
      3. เมื่อปล่อยเมาส์ โปรแกรม Excel จะเติมเดือนให้โดยอัตโนมัติ
         
         เราสามารถคัดลอก หรือ copy เนื้อหาในช่อง cell ได้หลายวิธี วิธีที่สะดวกคือการใช้ icon บน เมนูบาร์ คือ รูป สำหรับคัดลอก และ รูป สำหรับวาง หรือ paste สิ่งที่คัดลอกไว้ ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
         1. พิมพ์ ตัวเลขในช่อง cell ดังภาพข้างล่างนี้
            
         2. คลิกเมาส์ที่ ช่อง A1 และลาก เพื่อลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมถึงช่อง C2 ดังภาพ
            
         3. คลิกรูป บนเมนูบาร์ เพื่อคัดลอก สิ่งที่อยู่ใน cell ที่ลากแถบสว่างไว้
         4. จะเกิดเส้นประล้อมรอบบริเวณที่ได้ทำการคัดลอกแล้ว ดังนี้
            
         5. ถ้าเปลี่ยนใจ ต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc บนแป้นพิมพ์ เส้นประจะหายไป
         6. ใช้เมาส์คลิกที่ช่อง D1 แล้ว ลากไปให้ครอบคลุมให้เท่ากับบริเวณที่คัดลอก cell ในที่นี้คือ ต้องลากไปถึงช่อง F2 เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ไปทับข้อมูลเก่าที่มีอยู่เดิม
         7. คลิกรูป บนเมนูบาร์ เพื่อวางข้อมูลที่คัดลอกไว้ จะเกิดดังนี้
            
         8. กดปุ่ม Esc บน แป้นพิมพ์ เพื่อออกจากโหมด คัดลอก เส้นประจะหายไป